Minha Colega Bianca Mascarenhas, do Banco da Amazônia, nos brindou com essas dicas importantíssimas sobre guarda de documentos. Vale a pena dar uma olhada.
| O que guardar | Por quanto tempo |
| DOCUMENTOS MÉDICOS | Guarde todos permanente, você poderá a qualquer momento ser solicitado para apresentar ao médico um exame antigo e o prazo para exigir na Justiça a devolução de eventuais pagamento indevidos, como os originados de aumentos abusivos é de 20 anos. (Ex. Exame médico, carteira de vacinação etc.) |
| DOCUMENTAÇÃO BANCÁRIA | Guarde por um período de 6 anos, é o tempo exigido pela Receita Federal, para esclarecer dúvidas em Declaração de Imposto de Renda. (Ex. Extrato bancário, comprovante de investimento) |
| CONDOMÍNIO | Guarde os recibos de pagamento por um período de 6 anos, juntamente com os recibos de pagamento de aluguel |
| MENSALIDADE ESCOLAR | Guarde todos os recibos de pagamento por um período de 6 anos, para comprovar dedução do imposto de renda |
| NOTA FISCAL | Guardar durante toda a vida útil do produto ou enquanto o serviço for prestado, a nota serve para reclamar na empresa fornecedora do produto/serviço, juntamente com o Certificado de garantia |
| PRESTAÇÃO DE IMÓVEIS | Guarde até o final do contrato, elimine depois que estiver com a posse da escritura definitiva do imóvel. |
| ESCRITURA DE IMÓVEL | Guarde por todo o período em que houver posse do bem |
| CONTA DE ÁGUA, LUZ, GÁS E TELEFONE | Guarde por um ano, em caso de eventual queixa contra a empresa prestadora de serviços, o consumidor deverá apresentar as 6 últimas contas, a cada ano, elimine os últimos 6 meses |
| CARTÃO DE CRÉDITO | Guarde o comprovante de compra até a chegada da fatura mensal com o devido lançamento da compra, depois lixo. |
| CONSÓRCIO | Guarde por 6 anos, após o ano do pagamento da última cota e liberação d alienação fiduciária sobre o veículo |
| EMPREGADOS | Guarde toda a documentação de empregados domésticos e caseiros, para evitar problema com ação trabalhista no futuro. |
| IPTU | Guarde o IPTU enquanto houver posse do imóvel, juntamente com a escritura |
| IPVA | Guarde os dos 6 últimos anos, além do atual, e anexe o Certificado de Propriedade do Veículo, esses papéis poderão ser requisitados na hora de fazer o novo licenciamento |
| DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA | Guarde por 6 anos, juntamente com todos os documentos apresentados para dedução do Imposto de Renda |
Bibliotecário, Juan Cacio Peixoto, sócio e consultor da Acervo Consultoria S.C Ltda - Fonte: Revista Na Poltrona – Ano 2 – N. 13 – Julho/2000
Como arquivar?
§ Arquive seus documentos por assunto, de preferência em pastas suspensas, que facilitam a localização e o acesso aos papéis.
§ Em papelarias ou lojas de materiais para escritório você pode encontrar a venda um Kit chamado APPS - Arquivo para pastas suspensa, composto pelas pastas e por uma caixa onde elas ficam acomodadas.
§ Dê o título às pastas, de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética.
§ Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina, que poderão ser confeccionado por você.
§ Outra sugestão é fazer etiquetas padronizadas em seu microcomputador, que podem ser também coloridas, tudo para facilitar a localização e identificação.
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